Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamak amacıyla belli bir düzende oluşturulan sistem Standar Dosya Planı olarak adlandırılır.

  DOSYALAMA YÖNETİMİ KURUMA NELER KAZANDIRIR?

  İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır,

  Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır,

  Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir,

  09/10/2003 tarih ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu ile karşılanması zorunluluk haline gelen vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanacaktır,

  İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe sevketmeyecektir,

  Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, idarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak, kararların doğru ve isabetli alınmasına etki edecek ve iş ve işlemlerde hata payının minimuma indirgenmesi mümkün olacaktır,

  İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, bürolarda göze hiç de hoş görünmeyen evrak birikimleri ortadan kalkacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir,

  Belge ve dosyanın kaybolması söz konusu olmayacaktır. Dosya yönetimi geçici olarak verilen dosya veya belgenin kaydının tutulmasını ve iadesini sağlayacaktır,

  Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir,

  Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkanı, arşivlerde belge aramak için harcadığımız zaman ve iş kaybını asgari seviyeye düşürecektir,

  Güncelliğini kaybeden (saklanmasına lüzum görülmeyen) belgeler rahatlıkla tespit edilecektir,

  İhtiva ettiği bilgi sebebiyle uzun yıllar muhafazası gereken diğer bir deyişle arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin tespit edilecektir,

  Gerek birim, gerekse kurum (merkez) arşivlerinde dosyalar rahatlıkla düzenlenecektir,

  Kurumların yürürlükteki arşiv mevzuatı doğrultusunda yükümlü oldukları iş ve işlemleri rahatlatarak, iş ve işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesine imkan sağlayacaktır. 

DOSYALAMA YÖNETİMİNİN OLMAMASI NELER KAYBETTİRİR?

 İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim mümkün olamaz,

 Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları, alınması gereken kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller,

 Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder, verimliliği azaltır,

 Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama, kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur,

 Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebep olur,

 Arşiv iş ve işlemlerinin, arşivcilik metod ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülebilmesi imkanını ortadan kaldırır,

 Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet verir,

    Standart Dosya Planı için tıklayınız.